Starte og drifte studentforening

Metoder for markedsføring

Når du skal markedsføre eller skaffe styremedlemmer til din forening kan du ta i bruk flere metoder for å skape oppmerksomhet. Under finner du eksempler på vanlige kanaler som kan benyttes.

• Sosiale medier: Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter eller Linkedin
• Stand
• Blæsting i forelesninger (be om 5 minutter på forhånd)
• Trykksaker (flyers, plakater)
• Skjermer på campus
• Blackboard
• frivillig.no

Rekruttere styremedlemmer

Når man skal finne styremedlemmer kan det være lurt å ta en kaffesamtale i forkant av et eventuelt intervju. Da får du vite mer om motivasjonen og interessen til en du kanskje skal jobbe tett med over lengre tid, samt avklare forventninger til vervet. I intervjuet er det greit å ha forberedt spørsmål.

Skaffe medlemmer

Noen foreninger opererer med innmelding og medlemslister. Man kan også definere en gruppe som medlemmer, for eksempel ved at alle masterstudenter innenfor en retning automatisk tas opp som medlemmer av en linjeforening ved oppstart på studiet. Hver enkelt forening må selv definere hvilke forventninger en ha til et aktivt medlem.

Når du skal rekruttere nye medlemmer er det greit å ha tenkt gjennom hvem man ønsker å nå på forhånd. Her kommer seks sjekkpunkter i rekrutteringsarbeidet:

1. Hvem er målgruppen?
2. Hva kan foreningen tilby sine medlemmer?
3. Hva forventer foreningen av sine medlemmer?
4. Hva vet foreningen om målgruppen de ønsker å rekruttere?
5. Hvem skal rekruttere?
6. Hva vet foreningen om de som melder seg ut?

Ønsker du å lære mer?
Sit kan tilby kurs i rekrutterings- og intervjuteknikk. Mer informasjon finner du her.

Økonomisk drift

En velfungerende forening er avhengig av god økonomisk drift. Dette innebærer oversikt over blant annet regnskap, budsjett, resultater og bilag. Ut i fra størrelse og formål kan foreninger organisere seg noe ulikt. For eksempel opererer Studentersamfundet i Trondheim som AS med avgiftspliktig omsetning og noen få faste ansatte, mens linjeforeninger som regel driftes fullstendig frivillig og uten stor omsetning.

Eksterne midler

Det finnes flere inntektskilder foreninger kan benytte seg av.

• Sponsoravtaler. En sponsoravtale kan gi foreningen ekstra inntekter eller spons av nødvendig utstyr og varer. Studentforeninger inngår gjerne sponsoravtaler med potensielle arbeidsgivere som dermed får en rekrutteringskanal gjennom foreningen i gjengjeld.
• Midler fra institutt eller fakultet. Dersom foreningen er tilknyttet et institutt eller fakultet kan det være muligheter for støtte til enkelttiltak eller faste årlige utbetalinger. Tiltak knyttet til rekruttering, fagdager eller bedriftspresentasjoner er eksempler som er i tråd med hva de er opptatt av.
• Trondheim kommune deler ut frivillighetsmillionen hvert år. Her kan man sende inn søknader fortløpende, og svar gis som regel innen 3 uker.
• Crowdfunding. Flere bedrifter tar i bruk crowdfunding (folkefinansiering) for å nå sine mål, men det er også mulig for studentforeninger å benytte seg av denne metoden. Crowdfunding er en digital form for pengeinnsamling hvor din forening kan presentere en idé og enkeltpersoner velger om de ønsker å donere et beløp til idéen. Se https://folkeinvest.no/ og https://startskudd.no/ for mer informasjon.
• Dugnad. Deltagelse på dugnader kan gi en ekstra inntektskilde til foreningen. Dette kan være varetelling, salg eller rigging og rydding ved arrangementer. Sjekk gjerne med ditt eget lærested for dugnadsmuligheter. Se https://dugnaden.no/ for mer informasjon
• Egen inntjening. Selvopptjente midler gir foreningen større handlingsrom fordi pengene kan brukes fritt og er ikke låst til et enkelt tiltak. Foreningen kan for eksempel tjene noen ekstra kroner på medlemskontigent, vaffelsalg eller salg av billetter til interne arrangementer. 

FAQ Økonomi

Kan man registrere styremedlemmer uten norsk personnummer i Brønnøysundregisteret?
Studenter som opprettholder seg i Norge under 6 måneder får tildelt D-nummer. Dersom studenten skal oppholde seg i Norge mer enn 6 måneder må det meldes flytting til Norge og søke om et fødselsnummer. I Brønnøysundregisteret må en fylle inn korrekte roller og d-nummer eller personnummer på alle medlemmer i styret for å gjøre endringer.

Hvor mye er det vanlig å ta i medlemskontingent?
Ulike foreninger gjør dette på forskjellige måter. Noen har årlige innbetalinger på 2-300 kroner, andre har en engangsinnbetaling for livslangt medlemskap. Det viktigste er at man setter kontingenten slik at regnskapet går i balanse.

Hva gjør man ved mistanke om tyveri/økonomisk utroskap?
Ved mistanke om tyveri bør leder ta opp mistanken med vedkommende. Dersom vedkommende innrømmer tyveriet trenger man ikke nødvendigvis å gå til anmeldelse, men man kan lage en kontrakt for tilbakebetaling/oppgjør som underskrives av begge parter. I kontrakten bør man da innlemme konsekvenser ved kontraktsbrudd, som kan være politianmeldelse eller renter.

Hva er et bilag?
Et bilag et et vedlegg til regnskapet som viser hvor dere har brukt eller fått penger fra. Dette kan være fakturaer eller kvitteringer. Et bilag inneholder navn, adresse og fødsels- eller organisasjonsnummeret til den som har levert tjenesten.
 

Ønsker du å lære mer?

Sit tilbyr kurs i regnskap hvor du får en grunnleggende innføring i regnskaps- og budsjettarbeid. Mer informasjon og påmelding finner du her.

Momspliktig? Dersom foreningens avgiftspliktige omsetning er over 50.000 kroner i løpet av 12 løpende måneder krever det at foreningen er momsregistrert. Sit arrangerer temakveld i Trondheim om “Moms i frivillige organisasjoner” hvor du kan få svar på spørsmål rundt dette. Mer informasjon og påmelding finner du her.

Når er søknadsfristen for å søke sponsormidler fra Sit? 

Alle organisasjoner kan søke før 1. mars, mens nye organisasjoner og prosjekter kan søke før 1. oktober.

Er man sikret å få penger når man søker penger fra Sit? 

Man er ikke sikret å få midler når man søker penger fra Sit. Sit vil særlig støtte organisasjoner som har vanskeligheter med å finne annen nødvendig inntjening, og organisasjoner som har annen økonomisk støtte fra Sit eller VT støttes vanligvis ikke. Fester og studierelaterte arrangementer støttes ikke.

Kan man søke om pengestøtte for allerede betalte utgifter?

Nei, det kan man ikke. Om du likevel er usikker, kontakt [email protected].

Hvilke vedlegg kreves?

Et søknadsbrev, et budsjett og et regnskap.

Hva bør søknadsbrevet inneholde?

Søknadsbrevet er den viktigste delen av søknaden og, skal overbevise kulturstyret om at dere trenger pengene. Her er det viktig å være kortfattet og presis. Søknadsbrevet skal inneholde en beskrivelse av organisasjonen, medlemsmasse, plan for bruk av midlene og en aktivitetsplan.

Beskrivelsen av organisasjonen bør inneholde formål, bakgrunn, målsetninger og eksempler på tidligere aktiviteter for å illustrere organisasjonens virke. Det er også viktig å beskrive medlemsmassen i organisasjonen, og hvem organisasjonen retter seg mot. Ting som er viktig å få med her er: Hvor stor andel studenter er med? Hva studerer studentene? Er alle fra samme studieprogram eller fakultet? Hvem er studentene som kommer på arrangementene? For organisasjoner som er av lukket natur, og ikke er linjeforeninger, er det ekstra viktig at medlemsmassen beskrives. Påstander av typen «Åpent for alle» må sannsynliggjøres.

Selve argumentasjonen for å få støtte baserer seg på hva midlene skal brukes til. Det er helt greit å si at midlene skal gå til normal drift av organisasjonen. Mange søker om midler til spesifikke innkjøp og arrangementer, dette er også greit. Det viktigste er at man beskriver hva man skal bruke midlene på, og argumenterer godt for hvorfor man trenger disse midlene.

Oppsummert er de viktigste delene av søknadsbrevet følgende:

• Beskrivelse av organisasjonen
• Aktivitetsplan for hele organisasjonen den kommende perioden
• Beskrivelse av medlemsmassen
• Medlemsavgift
• Hva midlene skal brukes til og hvorfor det er behov for midlene

Hva er en aktivitetsplan?

En aktivitetsplan er en oversikt over alle aktiviteter organisasjonen planlegger å arrangere i løpet av et år, og til hvilken tid. Aktivitetsplaner lages ofte i forbindelse med utforming av budsjett.

Hvor detaljert skal regnskapet være?

Et regnskap er en ryddig oversikt over alle økonomiske bevegelser en organisasjon har. Regnskapet føres jevnlig etter hvert som penger beveger seg inn og ut av organisasjonen. Gode regnskap er oversiktlige, og med kommentarer gir det en skikkelig oversikt over hvordan organisasjonen drives.

For å kunne vurdere søknader grundig, ønsker Kulturstyret en tilstrekkelig innsikt i organisasjonens økonomiske virksomhet og verdier. For små organisasjoner og de med liten omsetning, vil et resultat- og balanseregnskap være nok å legge ved. Mange organisasjoner er store, har mange inntekter og verdier, og stor omsetning. Her vil ikke resultat- og balanseregnskap være nok til å gi innblikk i hvordan organisasjonen drives økonomisk. Slike organisasjoner bør også legge ved et fullstendig regnskap for hele organisasjonen.

Er du usikker på om vedlegget er godt nok, kan du stille deg spørsmål om vedlegget er detaljert nok til at en utenforstående blir godt kjent med hvordan organisasjonen drives. Husk at store posteringer under «Diverse» er intetsigende, spesielt uten kommentarer.

Hvorfor må Kulturstyret ha innblikk i den økonomiske driften vår?

Midler som deles ut bør gå til organisasjoner som drives forsvarlig, samtidig som man kan vise hvordan tidligere tildelte midler er blitt brukt. Et godt regnskap skaper tillit, og viser at midler man blir tildelt brukes godt.

Hvilken periode skal regnskapet være for?

Ulike foreninger opererer med ulike regnskapsår. Noen bruker kalenderåret, andre skoleåret.

For søknadsrunden på høstsemesteret: Bruker dere kalenderåret bør dere vise regnskap for perioden januar i år til i dag. Bruker dere skoleåret bør dere vise regnskap for perioden august i fjor til i dag.

For søknader vårsemesteret: Bruker dere kalenderåret bør dere vise regnskap for periodene januar i fjor til i dag. Bruker dere skoleåret bør dere vise regnskap for periodene august i fjor til i dag.

Hvor detaljert skal budsjettet være?

Et budsjett er en oversikt over forventede inntekter og utgifter med kommentarer, for den kommende perioden. Et godt budsjett er realistisk, og styrer hvordan foreningen skal driftes. Det er viktig at budsjettet er oversiktlig, og ført på en måte som gjør at utenforstående forstår hvordan organisasjonen skal driftes og hva som skal arrangeres. For å kunne vurdere søknader grundig, ønsker Kulturstyret et fullstendig budsjett for hele organisasjonen, med kommentarer.

Budsjettet bør deles i et drifts- og aktivitetsbudsjett, for å være enklere å lese. Et ufullstendig, lite oversiktlig eller kommentarløst budsjett vil som regel føre til avslag. Eksempelvis er store poster under «Diverse» intetsigende. Den delen av virksomheten dere søker midler for bør komme klart fram både i søknadstekst og budsjett.

Budsjettet som legges ved skal være for gjeldende periode. Om dere søker midler for en senere periode, bør også foreløpig budsjett for denne legges ved.

Skal midler vi søker fra Sit være med i budsjettet?

Et budsjett er en realistisk fremstilling av hvordan dere ønsker å drive organisasjonen økonomisk. Midler dere planlegger å søke bør derfor budsjetteres med, og det bør komme fram i en kommentar hvordan midlene ønskes brukt.

Hvorfor må vi legge ved hele budsjettet?

Budsjettet forteller om hvordan organisasjonen skal drives framover, og hvordan penger skal brukes. Det er gjennom budsjettet dere viser at organisasjonen drives forsvarlig, og eventuelle sponsormidler brukes i tråd med Sits retningslinjer.

Vi er helt nye og har ikke budsjett og regnskap. Hva gjør vi?

Om dere er helt nyoppstartet trenger dere ikke legge ved regnskap. Dere må likevel legge ved et budsjett.

Holder det å legge ved en kontoutskrift?

Nei. En kontoutskrift er kun en liste over bevegelser inn og ut av en bankkonto, og vil ikke gi oversikt over organisasjonens økonomiske virksomhet.

Jeg har spørsmål om søknadsprosessen, hvem kan jeg spørre?

Kulturstyret svarer på spørsmål om søking og søknadsprosessen. De kan nås på [email protected]

Mange foreninger har egne lokaler til å drive med sin virksomhet, men dette gjelder ikke alle. Her er en oversikt over hvor man kan holde møter:

• Grupperom på campus - her har dere tilgang til lerret og prosjektor og bord kan settes opp etter møtets karakter (hestesko, langbord, gruppebord).
• Kaféer - passer for mer uformelle møter.

NTNU-student? Da stiller NTNU lokaler og kontorer til disposisjon for studentforeninger og studentorganisasjoner som favner hele NTNU. I tillegg stiller noen av fakultatene med lokaler til sine linjeforeninger.
Les mer og søk her.

I en hektisk hverdag der man balanserer studier, verv og fritid, er det viktig at man ikke bruker unødvendig mye tid på ineffektive møter. Her er åtte tips for hvordan du som møteleder kan holde effektive og konstruktive møter.

1. Mål: Skriv ned hva som er målet med møtet, dernest sett agenda. Send ut innkalling i god tid, så får deltakerne tid til å forberede seg til sakene. Hva ønsker du/dere å oppnå? Er det å planlegge et arrangement, diskutere en sak, motivere hverandre, beslutte en sak eller få tilbakemeldinger?
2. Innsjekk: Her “tuner man inn” deltakerne på møtet og ønsker velkommen. Her kan man kommunisere målet og klargjøre forventninger og møteregler.
3. Referering: Alltid ha en referent, som kan skrive ned hvem som deltok på møtet, hva dere har diskutert  og hva som er bestemt på møtet. Dette er både greit for å huske i etterkant, men er også en fin oversikt for de som ikke hadde mulighet til å være med på møtet.
4. Rollemodell: Som møteleder er du en rollemodell. Vær interessert og hyggelig, skap trygghet og gi rom til at alle får plass. Samtidig må du passe på at møtet ikke sklir ut, og håndtere eventuelle utfordringer som for eksempel uenigheter, digresjoner og dominerende personligheter.
5. Fasilitering: Å fasilitere innebærer å styre en gruppeprosess – og diskusjon - slik at man får en effektiv utnyttelse av tiden og et best mulig resultat. I møtesammenheng kan dette være å booke et passende møtelokale, kanskje ordne med kaffe og frukt? Sett mål, agenda og gi eventuelle saksdokumenter og oppgaver på forhånd.
6. Aktiviser og engasjer: Ha en tydelig saksliste, og sørg for at denne er kjent for alle deltakerne. I diskusjoner, prøv å la deltakerne snakke i grupper før det diskuteres i plenum.
7. Beslutninger: Når en beslutning er tatt er det viktig å gjøre klart hvem som skal gjøre hva, og innen hvilket tidspunkt det skal være gjort. Sørg for at de som skal gjennomføre oppgavene har nok ressurser til å gjøre dette.
8. Avslutte møtet: Her oppsummerer du hva dere har diskutert og hva dere har besluttet. Gjenta ansvarsfordeling og bli enige om veien videre.

Ønsker du å lære mer? Sit kan tilby:

Kurs i møteledelse og møtefasilitering. Les mer her.

Når et nytt styre blir valgt, må informasjonen i Brønnøysundregisteret oppdateres og tilgang til bankkontoer, epostlister og sosiale medier overføres. 

Vi anbefaler at alle med leder- og styreverv skriver erfaringsskriv med arbeidsbeskrivelser og årshjul som de gir til sine arvtakere. Det kan være lurt å skrive kontinuerlig gjennom vervet, da man ofte glemmer ting som er greit å ha med.

Gjerne sett av en helg med det nye styret, der man kan gå gjennom større tema i plenum, der avtroppende og påtroppende kan snakke to og to, og påtroppende kan stille spørsmål om ting de er usikre på. Gjerne gå gjennom årshjul, budsjett og regnskap på slike samlinger.

Lykkepromille er et rusforebyggende prosjekt med studenter som målgruppe. Lykkepromilles mål er å redusere de negative konsekvensene av alkohol i studentmiljøet.

Hva kan Lykkepromille bistå med?

• Bestilling av Lykkepromillemateriell (plakater, kort, AUDIT)
• Fadderkurs og –seminarer
• Workshop i ruspolicy
• Kurs i den nødvendige samtalen
• Hjelp om du er bekymret for ditt eller andres rusbruk

Les mer på lykkepromille.no. For spørsmål eller henvendelser, kontakt Maren Kronlund på epost: [email protected].