Søknadsveiledning: Sit sponsorprogram

Søknadsveiledning med spørsmål og svar om søknadsbrev, budsjett og regnskap.

Søknadsveiledning: Sit sponsorprogram

Hvilke vedlegg kreves?

Et søknadsbrev, et budsjett og et regnskap

Hva bør søknadsbrevet inneholde?

Søknadsbrevet er den viktigste delen av søknaden og, skal overbevise kulturstyret om at dere trenger pengene. Her er det viktig å være kortfattet og presis. Søknadsbrevet skal inneholde en beskrivelse av organisasjonen, medlemsmasse, plan for bruk av midlene og en aktivitetsplan.

Beskrivelsen av organisasjonen bør inneholde formål, bakgrunn, målsetninger og eksempler på tidligere aktiviteter for å illustrere organisasjonens virke. Det er også viktig å beskrive medlemsmassen i organisasjonen, og hvem organisasjonen retter seg mot. Ting som er viktig å få med her er: Hvor stor andel studenter er med? Hva studerer studentene? Er alle fra samme studieprogram eller fakultet? Hvem er studentene som kommer på arrangementene? For organisasjoner som er av lukket natur, og ikke er linjeforeninger, er det ekstra viktig at medlemsmassen beskrives. Påstander av typen «Åpent for alle» må sannsynliggjøres.

Selve argumentasjonen for å få støtte baserer seg på hva midlene skal brukes til. Det er helt greit å si at midlene skal gå til normal drift av organisasjonen. Mange søker om midler til spesifikke innkjøp og arrangementer, dette er også greit. Det viktigste er at man beskriver hva man skal bruke midlene på, og argumenterer godt for hvorfor man trenger disse midlene.

Oppsummert er de viktigste delene av søknadsbrevet:

  • Beskrivelse av organisasjonen
  • Aktivitetsplan for hele organisasjonen den kommende perioden
  • Beskrivelse av medlemsmassen
  • Medlemsavgift
  • Hva midlene skal brukes til og hvorfor det er behov for midlene

Hva er en aktivitetsplan?

En aktivitetsplan er en oversikt over alle aktiviteter organisasjonen planlegger å arrangere i løpet av et år, og til hvilken tid. Aktivitetsplaner lages ofte i forbindelse med utforming av budsjett

Regnskap

Hvor detaljert skal regnskapet være?

Et regnskap er en ryddig oversikt over alle økonomiske bevegelser en organisasjon har. Regnskapet føres jevnlig etter hvert som penger beveger seg inn og ut av organisasjonen. Gode regnskap er oversiktlige, og med kommentarer gir det en skikkelig oversikt over hvordan organisasjonen drives.

For å kunne vurdere søknader grundig, ønsker Kulturstyret en tilstrekkelig innsikt i organisasjonens økonomiske virksomhet og verdier. For små organisasjoner og de med liten omsetning, vil et resultat- og balanseregnskap være nok å legge ved. Mange organisasjoner er store, har mange inntekter og verdier, og stor omsetning. Her vil det være behov for mer detaljer i resultat- og balanseregnskap, og Kulturstyret krever spesifisering gjennom noter til de ulike postene for å få et innblikk i økonomien til organisasjonen.

Er du usikker på om vedlegget er godt nok, kan du stille deg spørsmål om vedlegget er detaljert nok til at en utenforstående blir godt kjent med hvordan organisasjonen drives. Husk at store posteringer under «Diverse» er intetsigende, spesielt uten kommentarer.

Undergrupper/komiteer under større organisasjoner (hovedsakelig linjeforeninger) må legge ved budsjett og regnskap for undergruppen/komiteen, samt sentralt budsjett og regnskap for moderorganisasjon. Om dette ikke er mulig eller hensiktsmessig, må det argumenteres for i søknaden. Om mulig er det foretrukket at moderorganisasjon søker på vegne av alle sine undergrupper/komiteer i en samlet søknad. I disse tilfellene må da moderorganisasjon inkludere sentralt regnskap og budsjett, samt regnskap og budsjett for alle undergrupper/komiteer som søker.
 
Linjeforeninger skal søke samlet med sine undergrupper/komité, med både sentralt regnskap og budsjett, og regnskap og budsjett for de gjeldende undergruppene. Om det er få eller kun én eller få undergrupper som ønsker å søke, kan disse søke selvstendig med må da legge ved eget regnskap/budsjett og sentralt regnskap/budsjett for linjeforeningen. Om organisasjoner eller nyoppstartede undergrupper er økonomisk selvstendige fra sin mest nærliggende/tilknyttede linjeforening kan disse søke selvstendig, men det er ønskelig at denne selvstendigheten tydeliggjøres og argumenteres for i søknaden
 

Hvorfor må Kulturstyret ha innblikk i den økonomiske aktiviteten vår?

Midler som deles ut bør gå til organisasjoner som drives forsvarlig, samtidig som man kan vise hvordan tidligere tildelte midler er blitt brukt. Et godt regnskap skaper tillit, og viser at midler man blir tildelt brukes godt.

Hvilken periode skal regnskapet være for?

Ulike foreninger opererer med ulike regnskapsår. Noen bruker kalenderåret, andre skoleåret.

For søknadsrunden på høstsemesteret: Bruker dere kalenderåret bør dere vise regnskap for perioden januar i år til i dag. Bruker dere skoleåret bør dere vise regnskap for perioden august i fjor til i dag.

For søknadsrunden på vårsemesteret: Bruker dere kalenderåret bør dere vise regnskap for periodene januar i fjor til i dag. Bruker dere skoleåret bør dere vise regnskap for periodene august i fjor til i dag.

Holder det å legge ved en kontoutskrift?

Nei. En kontoutskrift er kun en liste over bevegelser inn og ut av en bankkonto, og vil ikke gi oversikt over organisasjonens økonomiske virksomhet

Budsjett

Hvor detaljert skal budsjettet være?

Et budsjett er en oversikt over forventede inntekter og utgifter med kommentarer, for den kommende perioden. Et godt budsjett er realistisk, og styrer hvordan foreningen skal driftes. Det er viktig at budsjettet er oversiktlig, og ført på en måte som gjør at utenforstående forstår hvordan organisasjonen skal driftes og hva som skal arrangeres. For å kunne vurdere søknader grundig, ønsker Kulturstyret et fullstendig budsjett for hele organisasjonen, med kommentarer.

Budsjettet bør deles i et drifts- og aktivitetsbudsjett, for å være enklere å lese. Et ufullstendig, lite oversiktlig eller kommentarløst budsjett vil som regel føre til avslag. Eksempelvis er store poster under «Diverse» intetsigende. Den delen av virksomheten dere søker midler for bør komme klart fram både i søknadstekst og budsjett.

Budsjettet som legges ved skal være for gjeldende periode. Om dere søker midler for en senere periode, bør også foreløpig budsjett for denne legges ved.

Skal midler vi søker fra Sit være med i dette budsjettet?

Et budsjett er en realistisk fremstilling av hvordan dere ønsker å drive organisasjonen økonomisk. Midler dere planlegger å søke bør derfor budsjetteres med, og det bør komme fram i en kommentar hvordan midlene ønskes brukt.

Hvorfor må vi legge ved hele budsjettet?

Budsjettet forteller om hvordan organisasjonen skal drives framover, og hvordan penger skal brukes. Det er gjennom budsjettet dere viser at organisasjonen drives forsvarlig, og eventuelle sponsormidler brukes i tråd med Sits retningslinjer

Vi er helt nye, og har ikke regnskap og budsjett. Hva gjør vi?

Om dere er helt nyoppstartet trenger dere ikke legge ved regnskap. Dere må likevel legge ved et budsjett

Jeg lurer på ting angående søking av sponsormidler, hvem kan jeg spørre?

Kulturstyret svarer på spørsmål om søking og søknadsprosessen. De kan nås på kulturstyret@velferdstinget.no.

Ofte stilte spørsmål

Q1: Hvor mye kan min organisasjon søke i sponsorstøtte?

A1: Det er i utgangspunktet ingen grense for hvor mye støtte som kan søkes, men Sit deler inn i “under 20.000kr” og “over 20.000kr”. Vår beste pekepinn er at organisasjonen burde søke etter behov, med budsjett som beskriver dette behovet.

Q2: Vi har mottatt støtte, som har blitt øremerket til et formål. Av ulike grunner har vi ikke lenger behov for dette formålet, kan vi da omdisponere midlene til et nytt formål?

A2: Det er fullt mulig å be om omdisponering av midler når behovet for organisasjonen endrer seg. Dette gjør dere ved å sende mail til kulturstyret@velferdstinget.no, der dere beskriver situasjonen, og hvordan dere ønsker å omdisponere.

Q3: Vi skal arrangere karrieredag/bedriftspresentasjon/studierelatert aktivitet, kan vi søke støtte til dette fra Sit?

A3: Sit sponsorprogram skal øke frivillighetsaktiviteten i studentmiljøene i Gjøvik, Ålesund og Trondheim. Sit Sponsorprogram støtter ikke aktivitet relatert til deres studieretning, så det er ikke mulig å søke støtte til bl.a. karrieredager, næringslivs- og bedriftskontakt eller studieturer.

Q4: Vi er usikker på om vår organisasjon/forening oppfyller kravene til å motta støtte fra Sit.

A4: For å motta støtte fra Sit må organisasjonen være av - og for studenter, åpen for alle (med unntak av linjeforeninger eller tilsvarende), ha behov for midler og ikke gå i overskudd.

Q5: Vi er en frivillig studentorganisasjon som jobber for et ideelt formål (veldedighet, flyktningehjelp o.l.), kan vi motta støtte fra Sit?

A5: Deres organisasjon kan motta støtte, men utelukkende til aktivitet som går studentene til gode. Dette vil si at organisasjonen for eksempel søke støtte til sosiale arrangementer/aktivitet for å styrke samholdet blant studentene, men ikke direkte støtte til det veldedige formålet. Grunnen til dette er at overskuddet i studentsamskipnaden per lov skal gå tilbake til studentene.

Q6: Vår organisasjon mottar sponsorstøtte andre steder, er dette viktig informasjon for dere?

A6: Ja, vi må ha oversikt over alle sponsoravtaler/forventet støtte organisasjonen deres skal motta i løpet av året da Sit ønsker å være eneste sponsor innenfor sine bransjer. Det er derfor fullt mulig å motta støtte fra andre, men de må spesifiseres i budsjettet.

Q7: Vi har skjønt at mat og drikke ikke gis støtte til, har dere flere klare retningslinjer på utgiftsposter som ikke støttes?

A7: Ja, vi har klare føringer på noen type poster som ikke støttes, det er ikke direkte mot retningslinjene å søke støtte i disse kategoriene, men på grunn av nødvendig prioritering vil disse kategoriene reelt sett ikke støttes:

  • Mat og drikke
  • Transport og generelt sett arrangementer utenfor studiebyen
  • Personlige utlegg
  • Arrangementer som allerede er gjennomført
  • Alkoholrelaterte arrangement
  • Faglig aktivitet (arrangement relatert til studiet, studieturer, bedriftspresentasjoner/næringslivskontakt, karrieredager ol.)

Q8: Til tidligere regnskap og årets budsjett, er dere kun interessert i tall, eller vil dere ha kvitteringer/regnskapsbok?

A8: Vi er utelukkende interessert i deres resultat, det vil si alt av inntekter, utgifter, balanse og inventar for organisasjonen. Resultatregnskap og budsjett må også inkludere noter/kommentarer til hver post for å gi Kulturstyret en nødvendig innsikt i deres økonomi (f.eks. posten “sponsor” skal detaljere alle sponsorer dere har, og hvor mye dere mottar fra hver - i kommentar- /noteform).

Q9: Kan vi motta støtte for arrangement/innkjøp som allerede er avholdt?

A9: Nei.

Q10: Har dere tips til utgifter eller poster som lettere mottar støtte?

A10: Kulturstyret vurderer semestervis hvor det er behov for støtte, men generelle poster som tidligere lett har mottatt støtte kan være profileringsartikler, kontorutstyr, brettspill eller annet fast inventar for organisasjonen. Kulturstyret ser på utstyr som kan brukes av mange i en årrekke som positive investeringer for studentmiljøet. Ofte mottar også organisasjoner støtte til nødvendig utstyr for å sikre videre drift av organisasjonens kjerneaktivitet.