Retningslinjer for Sits sponsorprogram

Formål med programmet

Sit ønsker å støtte studentaktiviteter i Gjøvik, Ålesund og Trondheim. Gjennom sponsorprogrammet vil vi samarbeide med studentorganisasjoner for å styrke frivillighetskulturen blant studentene. Sponsorprogrammet skal også styrke studentenes kjennskap til vår virksomhet. Gjennom sponsorprogrammet inngås en avtale der Sit og mottaker har forpliktelser og goder. 

Hvem kan få støtte?

Gjennom sponsorprogrammet vil vi støtte aktiviteter drevet av studenter tilknyttet Sit. Dette innebærer studenter ved NTNU, DMMH, BI, bachelorstudenter ved Høyskolen Kristiania og jusstudenter i Trondheim. Vi støtter i hovedsak aktiviteter som foregår i Gjøvik, Ålesund og Trondheim og som er rettet mot studenter. Sit ønsker å bidra både til nye og eksisterende aktiviteter blant studentorganisasjoner. Vi vil særlig støtte organisasjoner som har vanskeligheter med å finne annen nødvendig finansiering.

Hva støttes?

Retningslinjene for sponsorprogrammet legger føringer for hva slags type formål/utgifter/innkjøp det er ønskelig å støtte. Her er det imidlertid nødvendig å foreta en vurdering, da midlene som deles ut er begrenset opp til 1,5 millioner i de tre byene, og det hver år søkes for mye mer . Enkelte utgifter er ikke alltid direkte utenfor retningslinjene, men er lavt prioritert, da spesielt for å sikre lik søknadsbehandling for alle organisasjoner.
 
Følgende poster støttes ikke i henhold til retningslinjene:
  • Mat og drikke
  • Transport og generelt sett arrangementer utenfor studiebyen
  • Personlige utlegg 
  • Arrangementer som allerede er gjennomført
  • Alkoholrelaterte arrangement
  • Faglig aktivitet (arrangement relatert til studiet, studieturer, bedriftspresentasjoner/næringslivskontakt, karrieredager ol.)
  • Ikke av og for studenter
  • Avtale med Velferdstinget (og Sit)
  • Overskudd

Mangelfulle søknader som må forbedres for å kunne motta støtte:

  • Mangelfullt regnskap
  • Mangelfullt budsjett
  • Andre formalfeil
I tillegg er det poster som sjeldent blir støttet da det er annet som får forrang. Følgende blir ofte nedprioritert:
  • Styre-/organisasjonsgensere eller andre klesplagg
  • Dyre innkjøp som gagner få studenter (forsterkere, luksusbannere o.l)
  • Generelt utstyr som kun kan benyttes av individer eller et fåtall studenter

Organisasjoner som har annen økonomisk støtte fra Sit eller VT(f.eks økonomiske overgangsavtaler eller faste økonomiske avtale)støttes vanligvis ikke. Fester og studierelaterte arrangementer støttes ikke.

Sit ønsker å være alene som sponsor innen sine bransjer.

Økonomiske rammer

Sit sponser studentfrivilligheten i Gjøvik, Ålesund og Trondheim med inntil 1,5 millioner kroner pr år. Herav deles ca. 300 000 kr ut på høsten og 1,1 million på våren.På høsten fordeles midlene uavhengig studieby, men på vårtildelingen er det øremerket 150 000 kr til Gjøvik og 150 000 kr til Ålesund. Sits kostnader til kommunikasjon, administrasjon og utdelingsarrangement dekkes av de 1,5 millionene gjennom et årlig budsjett. 

Gjensidige forpliktelser

Alle organisasjoner som sponses av Sit inngår en sponsoravtale. I avtalen skal det spesifiseres sponsorbeløp og hva kan Sit få i gjenytelser. Det er fritt opp til søker å bestemme søknadsbeløp ut ifra dokumentert behov. Sit inngår 2 ulike sponsoravtaler med ulike gjenytelser.

Gjenytelser

  1. For beløp inntil 20 000 kroner
    • Vise at Sit er sponsor ved å bruke Sit-logoen på hjemmeside og organisasjonssider i sosiale medier.
    • Gjøre Sits digitale kommunikasjonskanaler kjent blant medlemmene og oppfordre til å følge Sit i sosiale medier:
    • Sponsormottaker skal formidle Sits foreningskurs
      • Gjøre Sits foreningskurs kjent blant medlemmer gjennom muntlig eller skriftlig informasjon
      • Sit sender ut materiell som skal videredistribueres av foreningene til aktuelle mottakere
  2. For beløp over 20 000 kr
    • Gjenytelser nevnt under punkt a)
    • Være disponibel for Sit med inntil 10 dugnadstimer i avtaleperioden. Bidraget kan være knyttet til
      • Deltakelse i testpanel, og komme med innspill på Sits ulike tilbud
      • Underholdning i Sits lokaler eller ved arrangement
      • Sits kampanjer, f. eks stå på stand, spre kampanjebudskap på sosiale medier, distribuere materiell eller gi tilgang til sponsormottakers egne kanaler, henge opp plakater ol
      • Rekruttere medlemmer til studentoppgaver og/eller deltidsjobb

Søknadsfrist

Siste dag for å sende inn søknader er 28. februar og 30. september. Alle kan søke på våren, mens på høsten kan kun nye organisasjoner og nye prosjekter søke. Behandlingstid er én måned etter søknadsfrist, og det kan forventes svar på søknad innen to uker etter behandlingsfristen. 

Kulturstyrets rolle

Kulturstyret behandler og innstiller søknader ved tildelingen vår og høst, med bakgrunn i sin kunnskap om studentmiljøet i Gjøvik, Ålesund og Trondheim.

Kulturstyret skriver en rapport til Sit og VT om resultatet av behandlingen av søknadene.

Kulturstyrets begrunnelse for avslag eller tildeling benyttes i svar til de som får avslag og i avtalen for de som får innvilget søknaden.

Kulturstyret skal ha en kontrollerende rolle i oppfølgingen av gjenytelser, ved at gjenytelsene dokumenteres ved nye søknader fra sponsormottakeren.

Behandlingsprosess

Aktivitet

Frist vår

Frist høst

Søknadsfrist 28. feb 30. sep
Kulturstyret gir beskjed til de som har sendt inn søknad om at søknaden er mottatt og når behandlingen er ferdig. Søknader som kommer inn etter fristene avslås. Løpende Løpende
Kulturstyret er ferdig med behandling 1. april 1. nov
Kulturstyret innstiller til godkjenning i Sit og orienterer VT 1. april 1. nov
Sit godkjenner innstillingene 3. april 3. nov
Kulturstyret informerer de som får avslag, med begrunnelse 10. april 10. nov
Sit informerer de som får midler om beløp og inviterer til utdelingsarrangement 10. april 10. nov
Sit organiserer utdelingsarrangement, med sponsoravtaler for signering 25. april 25. nov
Sit offentliggjør hvem som har inngått sponsoravtaler 25. april 25. nov
Sit utbetaler pengene 26. april 26. nov
Kulturstyret og Sit evaluerer arbeidet 15. juni 15. juni