Hvordan starte en studentforening?

Ord og uttrykk

I forbindelse med oppstart av en ny forening møter man på følgende begreper som kan være nyttige å kjenne til:

  • Stiftelsesmøte: På stiftelsesmøtet samles de som er interesserte i å starte opp en forening. Her blir det fastsatt hva som er formålet med foreningen, og hva eventuelle oppgaver skal være. Her velges også styret og vedtekter for foreningen. Det er lurt å ha forslag til mål og vedtekter klart før møtet.
  • Styre: Et styre er gruppe av personer som leder foreningen, og som velges av foreningens medlemmer. Et styre skal bestå av leder, nestleder og minst ett styremedlem. Styremedlemmene kan også ha andre roller som økonomiansvarlig, arrangementansvarlig eller PR-ansvarlig.
  • Vedtekter: Vedtektene er de reglene man bestemmer skal gjelde for foreningen, og disse bestemmes på stiftelsesmøtet. Vedtektene kan omhandle hva organisasjonen vil jobbe med, hvem som kan være medlemmer, eventuell medlemskontingent og styrets oppgaver. I vedtektene skal det beskrives hvor mange medlemmer styret skal bestå av, samt hvor mange styremedlemmer som må være tilstede for at en beslutning er gyldig. Se batteriet.no sine eksempler på vedtekter her.
  • Medlemskontingent: Krav om medlemskontingent kan gi foreningen en stabil inntektskilde. I studentforeninger er det mest vanlig å ikke ha kontingent, men noen foreninger som for eksempel linjeforeninger, drar stor nytte av å ha en årlig medlemskontingent som kan brukes til faste arrangementer til glede for medlemmene. Noen foreninger kombinerer denne typen medlemskap med fordeler som rabattavtaler med samarbeidspartnere eller reduserte priser på interne arrangement.
  • Møtereferat: Møtereferat er en skriftlig gjengivelse av et møte. Referatet skrives av en referent, som kan være en rullerende rolle eller en fast rolle for som tildeles for eksempel sekretær eller nestleder.
  • Protokoll: Protokoll er et skriftlig møtereferat fra stiftelsesmøte eller årsmøte som skal signeres av to medlemmer i foreningen.

Markedsføring og rekruttering

Metoder for markedsføring

Når du skal markedsføre eller skaffe styremedlemmer til din forening kan du ta i bruk flere metoder for å skape oppmerksomhet. Under finner du eksempler på vanlige kanaler som kan benyttes.

  • Sosiale medier: Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter eller Linkedin
  • Stand
  • Blæsting i forelesninger (be om 5 minutter på forhånd)
  • Trykksaker (flyers, plakater)
  • Skjermer på campus
  • Blackboard
  • www.frivillig.no

Rekruttere styremedlemmer

Når man skal finne styremedlemmer kan det være lurt å ta en kaffesamtale i forkant av et eventuelt intervju. Da får du vite mer om motivasjonen og interessen til en du kanskje skal jobbe tett med over lengre tid, samt avklare forventninger til vervet. I intervjuet er det greit å ha forberedt spørsmål.

Skaffe medlemmer

Noen foreninger opererer med innmelding og medlemslister. Man kan også definere en gruppe som medlemmer, for eksempel ved at alle masterstudenter innenfor en retning automatisk tas opp som medlemmer av en linjeforening ved oppstart på studiet. Hver enkelt forening må selv definere hvilke forventninger en ha til et aktivt medlem.

Når du skal rekruttere nye medlemmer er det greit å ha tenkt gjennom hvem man ønsker å nå på forhånd. Her kommer seks sjekkpunkter i rekrutteringsarbeidet:

  1. Hvem er målgruppen?
  2. Hva kan foreningen tilby sine medlemmer?
  3. Hva forventer foreningen av sine medlemmer?
  4. Hva vet foreningen om målgruppen de ønsker å rekruttere?
  5. Hvem skal rekruttere?
  6. Hva vet foreningen om de som melder seg ut?

Ønsker du å lære mer?
Sit kan tilby kurs i rekrutterings- og intervjuteknikk. Mer informasjon finner du her.

Brønnøysundregisteret

For å få muligheten til å opprette bankkonto for studentforeningen er det nødvendig å ha et organisasjonsnummer, og for å få dette må man registrere seg i Brønnøysundregisteret. Ved registrering må følgende meldes inn: Navn og fødselsnummer til alle styremedlemmer, vedtekter og årsmøteprotokoll. Dette må oppdateres jevnlig.

Brønnøysundregisteret har laget en veileder til hvordan man registrerer seg. Den finner du her.

Økonomi

Økonomisk drift

En velfungerende forening er avhengig av god økonomisk drift. Dette innebærer oversikt over blant annet regnskap, budsjett, resultater og bilag. Ut i fra størrelse og formål kan foreninger organisere seg noe ulikt. For eksempel opererer Studentersamfundet i Trondheim som AS med avgiftspliktig omsetning og noen få faste ansatte, mens linjeforeninger som regel driftes fullstendig frivillig og uten stor omsetning.

Eksterne midler

Det finnes flere inntektskilder foreninger kan benytte seg av.

  • Sponsoravtaler. En sponsoravtale kan gi foreningen ekstra inntekter eller spons av nødvendig utstyr og varer. Studentforeninger inngår gjerne sponsoravtaler med potensielle arbeidsgivere som dermed får en rekrutteringskanal gjennom foreningen i gjengjeld.
  • Midler fra institutt eller fakultet. Dersom foreningen er tilknyttet et institutt eller fakultet kan det være muligheter for støtte til enkelttiltak eller faste årlige utbetalinger. Tiltak knyttet til rekruttering, fagdager eller bedriftspresentasjoner er eksempler som er i tråd med hva de er opptatt av.
  • Trondheim kommune deler ut frivillighetsmillionen hvert år. Her kan man sende inn søknader fortløpende, og svar gis som regel innen 3 uker.
  • Crowdfunding. Flere bedrifter tar i bruk crowdfunding (folkefinansiering) for å nå sine mål, men det er også mulig for studentforeninger å benytte seg av denne metoden. Crowdfunding er en digital form for pengeinnsamling hvor din forening kan presentere en idé og enkeltpersoner velger om de ønsker å donere et beløp til idéen. Se https://folkeinvest.no/ og https://startskudd.no/ for mer informasjon.
  • Dugnad. Deltagelse på dugnader kan gi en ekstra inntektskilde til foreningen. Dette kan være varetelling, salg eller rigging og rydding ved arrangementer. Sjekk gjerne med ditt eget lærested for dugnadsmuligheter. Se https://dugnaden.no/ for mer informasjon
  • Egen inntjening. Selvopptjente midler gir foreningen større handlingsrom fordi pengene kan brukes fritt og er ikke låst til et enkelt tiltak. Foreningen kan for eksempel tjene noen ekstra kroner på medlemskontigent, vaffelsalg eller salg av billetter til interne arrangementer. 


FAQ Økonomi

Kan man registrere styremedlemmer uten norsk personnummer i Brønnøysundregisteret?
Studenter som opprettholder seg i Norge under 6 måneder får tildelt D-nummer. Dersom studenten skal oppholde seg i Norge mer enn 6 måneder må det meldes flytting til Norge og søke om et fødselsnummer. I Brønnøysundregisteret må en fylle inn korrekte roller og d-nummer eller personnummer på alle medlemmer i styret for å gjøre endringer.

Hvor mye er det vanlig å ta i medlemskontingent?
Ulike foreninger gjør dette på forskjellige måter. Noen har årlige innbetalinger på 2-300 kroner, andre har en engangsinnbetaling for livslangt medlemskap. Det viktigste er at man setter kontingenten slik at regnskapet går i balanse.

Hva gjør man ved mistanke om tyveri/økonomisk utroskap?
Ved mistanke om tyveri bør leder ta opp mistanken med vedkommende. Dersom vedkommende innrømmer tyveriet trenger man ikke nødvendigvis å gå til anmeldelse, men man kan lage en kontrakt for tilbakebetaling/oppgjør som underskrives av begge parter. I kontrakten bør man da innlemme konsekvenser ved kontraktsbrudd, som kan være politianmeldelse eller renter.

Hva er et bilag?
Et bilag et et vedlegg til regnskapet som viser hvor dere har brukt eller fått penger fra. Dette kan være fakturaer eller kvitteringer. Et bilag inneholder navn, adresse og fødsels- eller organisasjonsnummeret til den som har levert tjenesten.
 

Ønsker du å lære mer?

Sit tilbyr kurs i regnskap hvor du får en grunnleggende innføring i regnskaps- og budsjettarbeid. Mer informasjon og påmelding finner du her.

Momspliktig? Dersom foreningens avgiftspliktige omsetning er over 50.000 kroner i løpet av 12 løpende måneder krever det at foreningen er momsregistrert. Sit arrangerer temakveld i Trondheim om “Moms i frivillige organisasjoner” hvor du kan få svar på spørsmål rundt dette. Mer informasjon og påmelding finner du her.

Sponsormidler

Sponsormidler

Sit inngår hvert år sponsoravtaler med lag og foreninger for studenter. Her deles det ut inntil 1,5 millioner kroner til flere foreninger i Gjøvik, Ålesund og Trondheim. Frister: Før 1.mars og 1. oktober.

Søknadene behandles av Kulturstyret, som behandler søknadene og innstiller til Sit. Ta gjerne kontakt med Kulturstyret på kulturstyret@velferdstinget.no om du har spørsmål vedrørende søknadsprosessen. Retningslinjene for å søke finner du her.

For å kunne søke om støtte må aktivitetene være drevet av studenter og være for studentene ved utdanningsinstitusjoner tilknyttet Sit. Eksempelvis kan det dreie seg om organisasjoner som linjeforeninger, kulturelle grupper, foreninger for utenlandske studenter og idrettsforeninger. En veileder over hvordan man kan søke sponsormidler finner du her.

Søk sponsorstøtte

 

 

FAQ Sponsormidler

Når er søknadsfristen for å søke sponsormidler fra Sit? 

Alle organisasjoner kan søke før 1. mars, mens nye organisasjoner og prosjekter kan søke før 1. oktober.

Er man sikret å få penger når man søker penger fra Sit? 

Man er ikke sikret å få midler når man søker penger fra Sit. Sit vil særlig støtte organisasjoner som har vanskeligheter med å finne annen nødvendig inntjening, og organisasjoner som har annen økonomisk støtte fra Sit eller VT støttes vanligvis ikke. Fester og studierelaterte arrangementer støttes ikke.

Kan man søke om pengestøtte for allerede betalte utgifter?

Nei, det kan man ikke. Om du likevel er usikker, kontakt kulturstyret@velferdstinget.no.

Hvilke vedlegg kreves?

Et søknadsbrev, et budsjett og et regnskap.

Hva bør søknadsbrevet inneholde?

Søknadsbrevet er den viktigste delen av søknaden og, skal overbevise kulturstyret om at dere trenger pengene. Her er det viktig å være kortfattet og presis. Søknadsbrevet skal inneholde en beskrivelse av organisasjonen, medlemsmasse, plan for bruk av midlene og en aktivitetsplan.

Beskrivelsen av organisasjonen bør inneholde formål, bakgrunn, målsetninger og eksempler på tidligere aktiviteter for å illustrere organisasjonens virke. Det er også viktig å beskrive medlemsmassen i organisasjonen, og hvem organisasjonen retter seg mot. Ting som er viktig å få med her er: Hvor stor andel studenter er med? Hva studerer studentene? Er alle fra samme studieprogram eller fakultet? Hvem er studentene som kommer på arrangementene? For organisasjoner som er av lukket natur, og ikke er linjeforeninger, er det ekstra viktig at medlemsmassen beskrives. Påstander av typen «Åpent for alle» må sannsynliggjøres.

Selve argumentasjonen for å få støtte baserer seg på hva midlene skal brukes til. Det er helt greit å si at midlene skal gå til normal drift av organisasjonen. Mange søker om midler til spesifikke innkjøp og arrangementer, dette er også greit. Det viktigste er at man beskriver hva man skal bruke midlene på, og argumenterer godt for hvorfor man trenger disse midlene.

Oppsummert er de viktigste delene av søknadsbrevet følgende:

  • Beskrivelse av organisasjonen
  • Aktivitetsplan for hele organisasjonen den kommende perioden
  • Beskrivelse av medlemsmassen
  • Medlemsavgift
  • Hva midlene skal brukes til og hvorfor det er behov for midlene

Hva er en aktivitetsplan?

En aktivitetsplan er en oversikt over alle aktiviteter organisasjonen planlegger å arrangere i løpet av et år, og til hvilken tid. Aktivitetsplaner lages ofte i forbindelse med utforming av budsjett.

Hvor detaljert skal regnskapet være?

Et regnskap er en ryddig oversikt over alle økonomiske bevegelser en organisasjon har. Regnskapet føres jevnlig etter hvert som penger beveger seg inn og ut av organisasjonen. Gode regnskap er oversiktlige, og med kommentarer gir det en skikkelig oversikt over hvordan organisasjonen drives.

For å kunne vurdere søknader grundig, ønsker Kulturstyret en tilstrekkelig innsikt i organisasjonens økonomiske virksomhet og verdier. For små organisasjoner og de med liten omsetning, vil et resultat- og balanseregnskap være nok å legge ved. Mange organisasjoner er store, har mange inntekter og verdier, og stor omsetning. Her vil ikke resultat- og balanseregnskap være nok til å gi innblikk i hvordan organisasjonen drives økonomisk. Slike organisasjoner bør også legge ved et fullstendig regnskap for hele organisasjonen.

Er du usikker på om vedlegget er godt nok, kan du stille deg spørsmål om vedlegget er detaljert nok til at en utenforstående blir godt kjent med hvordan organisasjonen drives. Husk at store posteringer under «Diverse» er intetsigende, spesielt uten kommentarer.

Hvorfor må Kulturstyret ha innblikk i den økonomiske driften vår?

Midler som deles ut bør gå til organisasjoner som drives forsvarlig, samtidig som man kan vise hvordan tidligere tildelte midler er blitt brukt. Et godt regnskap skaper tillit, og viser at midler man blir tildelt brukes godt.

Hvilken periode skal regnskapet være for?

Ulike foreninger opererer med ulike regnskapsår. Noen bruker kalenderåret, andre skoleåret.

For søknadsrunden på høstsemesteret: Bruker dere kalenderåret bør dere vise regnskap for perioden januar i år til i dag. Bruker dere skoleåret bør dere vise regnskap for perioden august i fjor til i dag.

For søknader vårsemesteret: Bruker dere kalenderåret bør dere vise regnskap for periodene januar i fjor til i dag. Bruker dere skoleåret bør dere vise regnskap for periodene august i fjor til i dag.

Hvor detaljert skal budsjettet være?

Et budsjett er en oversikt over forventede inntekter og utgifter med kommentarer, for den kommende perioden. Et godt budsjett er realistisk, og styrer hvordan foreningen skal driftes. Det er viktig at budsjettet er oversiktlig, og ført på en måte som gjør at utenforstående forstår hvordan organisasjonen skal driftes og hva som skal arrangeres. For å kunne vurdere søknader grundig, ønsker Kulturstyret et fullstendig budsjett for hele organisasjonen, med kommentarer.

Budsjettet bør deles i et drifts- og aktivitetsbudsjett, for å være enklere å lese. Et ufullstendig, lite oversiktlig eller kommentarløst budsjett vil som regel føre til avslag. Eksempelvis er store poster under «Diverse» intetsigende. Den delen av virksomheten dere søker midler for bør komme klart fram både i søknadstekst og budsjett.

Budsjettet som legges ved skal være for gjeldende periode. Om dere søker midler for en senere periode, bør også foreløpig budsjett for denne legges ved.

Skal midler vi søker fra Sit være med i budsjettet?

Et budsjett er en realistisk fremstilling av hvordan dere ønsker å drive organisasjonen økonomisk. Midler dere planlegger å søke bør derfor budsjetteres med, og det bør komme fram i en kommentar hvordan midlene ønskes brukt.

Hvorfor må vi legge ved hele budsjettet?

Budsjettet forteller om hvordan organisasjonen skal drives framover, og hvordan penger skal brukes. Det er gjennom budsjettet dere viser at organisasjonen drives forsvarlig, og eventuelle sponsormidler brukes i tråd med Sits retningslinjer.

Vi er helt nye og har ikke budsjett og regnskap. Hva gjør vi?

Om dere er helt nyoppstartet trenger dere ikke legge ved regnskap. Dere må likevel legge ved et budsjett.

Holder det å legge ved en kontoutskrift?

Nei. En kontoutskrift er kun en liste over bevegelser inn og ut av en bankkonto, og vil ikke gi oversikt over organisasjonens økonomiske virksomhet.

Jeg har spørsmål om søknadsprosessen, hvem kan jeg spørre?

Kulturstyret svarer på spørsmål om søking og søknadsprosessen. De kan nås på kulturstyret@velferdstinget.no