Ord og uttrykk
Forventningsavklaring
Når en arbeidsgruppe er satt sammen, er det greit å ha en forventningsavklaring. Her diskuterer man hvordan gruppen skal jobbe og snakke sammen, og definerer hvilke forventninger man har til vervet, seg selv og de andre i gruppen. Forventningsavklaringer er med på å skape en felles kultur i gruppen, og kan forebygge senere gnisninger.
Medarbeidersamtale
Medarbeidersamtalen er en fin arena til å diskutere forventninger, resultater og trivsel, og gir deg som leder en naturlig arena til å ta opp ting du lurer på. Innkall til samtalen i god tid, og be medarbeideren tenke gjennom om det er noe de ønsker å ta opp. Finn et sted uten mange forstyrrelser. Fokuser på å gi positive tilbakemeldinger, men ikke vær redd for å være ærlig og ha tydelige forventninger.
Årsmøte
På årsmøtet kalles alle medlemmer inn, og her er det vanlig at alle kan stemme over sakene som tas opp. Det bruker å være en tidsfrist på å sende inn saker til årsmøtet, og dette er det viktig at man kommuniserer tydelig. På årsmøtet behandler man: regnskap og årsmelding fra året som er gått, samt budsjett og arbeidsplan for neste år. Her kan man også velge nytt styre og nye roller i tillegg til å gjennomgå (og eventuelt endre) foreningens vedtekter.
Årsmøteprotokoll
Under årsmøtet skrives en protokoll som skal sendes til Brønnøysundregisteret. Leder må ha personnummer til alle styret for å gjennomføre dette.
Gå til https://www.altinn.no/no/Skjema-og-tjenester/Etater/Bronnoysundregistrene/Samordnet-registermelding---Hovedblankett/
Trykk på “Samordnet registermelding”
Leder logger inn med “MinID”
Deretter kommer det opp spørsmål om hva som skal meldes. Huk av for «Endring / nye opplysninger».
Skriv inn organisasjonsnummeret til foreningen.
Gå videre og fyll inn ny informasjon – dvs navn og personnummer for leder, nestleder og styremedlemmer, i tillegg til å legge ved årsmøteprotokoll og eventuelt endrede vedtekter.
To personer i styret må signere digitalt – registrer to personer og de vil få SMS om når og hvor de skal signere.
Årshjul
Et årshjul gir organisasjonen en oversikt over milepæler, og hva som må gjøres når. Skriv ned alle datoer for arrangementer og frister, så kan du planlegge i god tid, og blir ikke overrasket og havner bakpå. I et årshjul kan man skrive ned: årsmøter, samlinger, budsjett- og regnskapsfrister og sosiale arrangement.
Lokaler
Mange foreninger har egne lokaler til å drive med sin virksomhet, men dette gjelder ikke alle. Her er en oversikt over hvor man kan holde møter:
- Grupperom på campus - her har dere tilgang til lerret og prosjektor og bord kan settes opp etter møtets karakter (hestesko, langbord, gruppebord).
- Kaféer - passer for mer uformelle møter.
NTNU-student? Da stiller NTNU lokaler og kontorer til disposisjon for studentforeninger og studentorganisasjoner som favner hele NTNU. I tillegg stiller noen av fakultatene med lokaler til sine linjeforeninger.
Les mer og søk her.
Ledelse
Det å være leder i en studentforening innebærer ofte å få opplevelser og ansvar man ellers ikke ville fått før etter flere år i arbeidslivet. Du har ansvaret for å ha overblikket over foreningens aktiviteter og økonomi, og sørge for at de frivillige spiller på samme lag. Vi anbefaler alle nye ledere å ha gode forventningsavklaringer med sine nye medarbeidere, samt jevnlige personalsamtaler og tilbakemeldingsrunder.
Ønsker du å lære mer? Sit kan tilby:
Møteledelse
I en hektisk hverdag der man balanserer studier, verv og fritid, er det viktig at man ikke bruker unødvendig mye tid på ineffektive møter. Her er åtte tips for hvordan du som møteleder kan holde effektive og konstruktive møter.
- Mål: Skriv ned hva som er målet med møtet, dernest sett agenda. Send ut innkalling i god tid, så får deltakerne tid til å forberede seg til sakene. Hva ønsker du/dere å oppnå? Er det å planlegge et arrangement, diskutere en sak, motivere hverandre, beslutte en sak eller få tilbakemeldinger?
- Innsjekk: Her “tuner man inn” deltakerne på møtet og ønsker velkommen. Her kan man kommunisere målet og klargjøre forventninger og møteregler.
- Referering: Alltid ha en referent, som kan skrive ned hvem som deltok på møtet, hva dere har diskutert og hva som er bestemt på møtet. Dette er både greit for å huske i etterkant, men er også en fin oversikt for de som ikke hadde mulighet til å være med på møtet.
- Rollemodell: Som møteleder er du en rollemodell. Vær interessert og hyggelig, skap trygghet og gi rom til at alle får plass. Samtidig må du passe på at møtet ikke sklir ut, og håndtere eventuelle utfordringer som for eksempel uenigheter, digresjoner og dominerende personligheter.
- Fasilitering: Å fasilitere innebærer å styre en gruppeprosess – og diskusjon - slik at man får en effektiv utnyttelse av tiden og et best mulig resultat. I møtesammenheng kan dette være å booke et passende møtelokale, kanskje ordne med kaffe og frukt? Sett mål, agenda og gi eventuelle saksdokumenter og oppgaver på forhånd.
- Aktiviser og engasjer: Ha en tydelig saksliste, og sørg for at denne er kjent for alle deltakerne. I diskusjoner, prøv å la deltakerne snakke i grupper før det diskuteres i plenum.
- Beslutninger: Når en beslutning er tatt er det viktig å gjøre klart hvem som skal gjøre hva, og innen hvilket tidspunkt det skal være gjort. Sørg for at de som skal gjennomføre oppgavene har nok ressurser til å gjøre dette.
- Avslutte møtet: Her oppsummerer du hva dere har diskutert og hva dere har besluttet. Gjenta ansvarsfordeling og bli enige om veien videre.
Ønsker du å lære mer? Sit kan tilby:
Kurs i møteledelse og møtefasilitering. Les mer her.
Arbeidsmiljø
Et arbeidsmiljø inkluderer både fysiske og psykiske faktorer. Her gir vi deg som er leder 5 tips til hvordan legge til rette for at alle i foreningen skal trives:
- Forventningsavklaringer: Hvordan skal vi jobbe og snakke sammen? Når man oppretter en arbeidsgrupper det greit å ha en forventningsavklaring, der man definerer både hvilke forventninger man har til vervet, seg selv og de andre i gruppen.
- Motivasjon: Respekter at folk har forskjellige motivasjoner for å bli med i foreningen. Noen vil ha sosialt påfyll, noen tenker karriere, mens andre vil bidra til å gjøre en forskjell for andre. Alt dette er greit! Det viktigste er at de bidrar inn i gruppen.
- Eierskap: Når man skal ta beslutninger er det viktig at alle i gruppen føler eierskap til denne. Dette betyr leder og medarbeidere bør legge til rette for at alle får delt sine idéer og innspill før beslutningen tas. Slik unngår man at noen føler seg “overkjørt” eller utenfor. En god måte å sikre at alle føler seg hørt på er å la folk snakke i mindre grupper før det diskuteres i plenum.
- Anerkjennelse: Når du gir anerkjennelse, bør denne være fortjent og konkret. Hva har personen gjort for å fortjene ros? Skap god kultur for positivt sladder/framsnakk.
- Konflikter: Det er helt normalt at det blir uoverensstemmelser i en arbeidsgruppe - og det kan også være et sunnhetstegn at ikke alle er enige hele tiden. Det er likevel viktig å passe på at uenigheten ikke utvikler seg, og at det skilles mellom sak og person.
Ønsker du å lære mer? Sit kan tilby:
Kurs i ledelse, arbeidsmiljø og kommunikasjon. Les mer her.
Erfaringsoverføring
Når et nytt styre blir valgt, må informasjonen i Brønnøysundregisteret oppdateres og tilgang til bankkontoer, epostlister og sosiale medier overføres.
Vi anbefaler at alle med leder- og styreverv skriver erfaringsskriv med arbeidsbeskrivelser og årshjul som de gir til sine arvtakere. Det kan være lurt å skrive kontinuerlig gjennom vervet, da man ofte glemmer ting som er greit å ha med.
Gjerne sett av en helg med det nye styret, der man kan gå gjennom større tema i plenum, der avtroppende og påtroppende kan snakke to og to, og påtroppende kan stille spørsmål om ting de er usikre på. Gjerne gå gjennom årshjul, budsjett og regnskap på slike samlinger.